BLINDADOS VS IGNIFUGOS


Comunicado a custodios de información confidencial sobre mecanismos de archivo y protección de documentos en las diferentes agencias del gobierno de Puerto Rico



Hace algunos años, empecé, como contratista independiente de diferentes agencias gubernamentales, a prestar mis servicios en lo relativo a cajas fuertes y archivos. En este tiempo, he podido constatar el desconocimiento que tienen muchas de las personas encargadas de la custodia de documentos sobre las limitaciones de seguridad de los equipos que manejan, particularmente en el caso de los archivos. Por esta razón, me permito hacerles llegar una información pertinente y valiosa respecto a los mecanismos de archivo y protección de documentos.

En las agencias del gobierno, para guardar y proteger documentos, se maneja una enorme cantidad de archivos de todo tipo y tamaño: archivos corrientes metálicos, en configuraciones verticales y laterales, asegurados con cerraduras de llave; y archivos con aislamiento resistente al fuego, o archivos ignífugos, asegurados con cerraduras de combinación, como las de las cajas fuertes.

Si se trata de evitar tener los documentos desordenados, sirven los ARCHIVOS CORRIENTES, pues son precisamente organizadores de documentos, pero no sirven para guardar documentos de forma segura, ya que NO ESTÁN DISEÑADOS PARA RESISTIR FUEGO NI VANDALISMO. Su mecanismo de cierre consiste en una cerradura de llave, que, cuando se presiona, acciona la varilla interna que cierra todas las gavetas de la unidad. Lo que en ellos se guarde corre el riesgo de ser destruído en un incendio, o de ser sustraído o robado.

PHOENIX 4LGL-31



Archivo ignífugo de cuatro gavetas tamaño legal

Dimensiones 
54.0" alto 
19.8" ancho 
31.0" profundidad 

Peso
670 libras

Para proteger contra el fuego los documentos considerados importantes, existen los archivos con PROTECCIÓN IGNÍFUGA. Estos son archivos con aislante que desempeñan la misma función que los archivos corrientes, pues sirven para organizar y guardar documentos, pero se diferencian de ellos en una característica muy importante: su estructura cuenta con GRUESAS CAPAS DE AISLANTE RESISTENTE AL FUEGO, por lo que son más pesados y voluminosos que los archivos corrientes. Sin embargo, esta evidente diferencia en peso y volumen puede crear la falsa impresión de que estos equipos son "seguros", pero la realidad es que NO ESTÁN DISEÑADOS PARA RESISTIR UN ATAQUE VIOLENTO. Su mecanismo estándar de cierre consiste en una cerradura de llave colocada en la gaveta superior, que, al presionarse, empuja el pestillo que acciona la varilla interna que cierra las gavetas. Por ello, es necesario entender que lo que aquí se guarde está adecuadamente protegido, en caso de un incendio, pero NO ESTÁ PROTEGIDO CONTRA ROBO si los escaladores atacan y vandalizan el archivo.

Los archivos con proteccion ignífuga de muchas agencias de gobierno incorporan la opción de CERRADURA DE COMBINACIÓN. Este tipo de cerradura se diseñó inicialmente como mecanismo de alta seguridad para uso exclusivo en las cajas fuertes. Es relativamente reciente su comercialización como una alternativa de cierre en los archivos con protección ignífuga, más segura que la cerradura de llave.

La cerradura de combinación, es un tipo de mecanismo de cierre que se abre con un CÓDIGO SECRETO, memorizado por la persona encargada de la custodia, quien siempre lo lleva consigo y ha de tener la precaución de no revelarlo. La cerradura de llave, permite abrir el archivo con un CÓDIGO FÍSICO, que la persona que custodia el archivo ha de llevar consigo, con el riesgo de perderlo o de que se lo roben.

Es común la asociación que la gente hace de las cerraduras de combinación y las cajas fuertes. Con alarmante frecuencia, esta asociación tan arraigada hace que muchas personas confundan con cajas fuertes estos archivos ignífugos dotados de cerradura de combinación. Hay que aclarar que estos archivos NO son cajas fuertes. Insisto en que hay que tener presente, sobre todo las personas encargadas de la custodia de documentos, que el hecho de que un archivo ignífugo tenga una cerradura de combinación como las que usan las cajas fuertes NO CONVIERTE AL ARCHIVO IGNÍFUGO EN CAJA FUERTE.

No habiendo hasta ahora nada disponible en el mercado para satisfacer la necesidad de una completa protección de documentos sensitivos contra robo por medios violentos, los especialistas en compras de las diferentes agencias no han tenido otra alternativa que optar por los archivos ignífugos con cierre de combinación.

SEYMA 4 F/HD



Archivo blindado de cuatro gavetas tamaño legal 

Dimensiones 
57.5" alto 
26.4"  ancho 
28.3" profundidad 

Peso
1,344 libras

Recientemente, han llegado a Puerto Rico unos archivos que satisfacen con creces estas necesidades de alta seguridad. De construcción muy sólida, son capaces de resistir NO SÓLO EL FUEGO SINO TAMBIÉN EL ROBO MEDIANTE ATAQUE VIOLENTO. Son cajas fuertes en todo el sentido de la palabra con las comodidades de un archivo.

Es mi genuino deseo que esta información sirva para aclarar cualquier duda o malentendido que pueda haber en torno a los archivos ignífugos dotados con cerradura de combinación y para que todos los custodios y sean conscientes del peligro de robo y vandalismo que corren los documentos sensitivos guardados en este tipo de archivo.


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